Mengelola Administrasi : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Unsur - Unsur Bidang Administrasi

Pengertian Administrasi
Administrasi adalah suatu alat umum untuk menggerakkan sekelompok manusia (termasuk peralatan, perlengkapan, dan fasilitas) yang bekerja sama dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

Fungsi Administrasi
a. Menyediakan dan melengkapi serta mengelola buku – buku administrasi perusahaan dengan baik dan teratur.
b. Mencatat alat – alat perlengkapan perusahaan dan kegiatan – kegiatan usaha atau bisnis ke dalam buku – buku administrasi.
c. Mengerjakan buku – buku administrasi perusahaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
d. Memelihara buku – buku administrasi perusahaan dengan baik dan benar.

Tujuan Administrasi
a. Agar seorang wirausaha dapat memonitor kegiatan dan pengendalian usaha.
b. Agar seseorang wirausaha dapat mengamankan jalannya pelaksanaan kegiatan usaha.
c. Agar seseorang wirausaha dapat mengevaluasi jalannya kegiatan usaha.
d. Agar seseorang wirausaha dapat menyusun program kegiatan pengembangan usaha.
e. Agar seseorang wirausaha dapat menunjukan bukti – bukti adanya kegiatan usaha.
f. Agar seseorang wirausaha dapat mengambil keputusan dalam pengembangan dan pengendalian usaha

Unsur – unsur Bidang Administrasi
Agar seorang wirausaha berhasil dalam mengelola usahanya, maka ia harus memahami dan melaksanakan unsur – unsur bidang administrasi sebagai berikut.
a. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah serangkaian perbuatan untuk menyusun suatu kerangka yang akan dijadikan wadah bagi semua kegiatan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
b. Keuangan (Finansial)
Keuangan merupakan serangkaian perbuatan untuk mengelola segi – segi keuangan usaha, terutama dalam hal pembelanjaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban keuangan dalam usaha kerja sama.
c. Manajemen (management)
Manajemen adalah serangkaian perbuatan yang berfungsi untuk merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang (tenaga kerja) dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan usaha kerja sama yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.
d. Kepegawaian (personalia)
Kepegawaian merupakan serangkaian kegiatan untuk mengatur dan mengurus tenaga kerja yang dibutuhkan dalam usaha kerja sama. Hal ini bisa dilakukan sejak adanya penerimaan pegawai (recruitment) sampai penggajian, promosi, mutasi, insentif,hukum, dan pensiunan.

e. Perbekalan (logistic)

Perbekalan adalah serangkaian perbuatan dengan mengadakan atau mengatur pemakaian, mendaftar dan memelihara perlengkapan dalam usaha kerja sama.
f. Ketatausahaan (recording)
Ketatausahaan merupakan serangkaian perbuatan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan, serta mengirim keterangan – keterangan yang dibutuhkan dalam kerja sama.
g. Tata hubungan (relationship)
Tata hubungan adalah serangkaian kegiatan untuk menyampaikan berita yang berupa informasi usaha, program, dan gagasan secara lisan maupun tertulis kepada pihak lain yang sifatnya timbal balik dalam rangka kerja sama.
h. Perwakilan atau humas (public relation)
Perwakilan atau humas adalah serangkaian perbuatan untuk menciptakan hubungan baik yang didukung oleh masyarakat sekelilingnya terhadap usaha kerja sama.

Adapun pencatatan – pencatatan di dalam kegiatan administrasi usaha antara lain sebagai berikut.
1. Administrasi dalam usaha kecil
a. Pencatatan produksi dan pengadaan barang
1) Pencatatan produksi barang
2) Pencatatan persediaan barang
3) Pencatatan – pencatatan pembelian barang dan pengarsipan faktur
4) Pengurusan retur dan klaim
5) Pembuatan surat pesanan atau order pembelian barang

b. Pencatatan pasca produksi dan penjualan barang dagangan
1) Pencatatan produksi barang
2) Pencatatan produksi barnag
3) Pencatatan retur dan klaim
4) Pencatatan penerimaan pesanan atau order pembelian barang
5) Pencatatan penerimaan pembayaran
6) Pembuatan nota atau faktur
7) Pembuatan surat jalan pengiriman barang
8) Pelaksanaan penagihan

2. Administrasi dalam usaha besar
1) Pencatatan produksi barang
2) Pencatatan retur dan klaim
3) Pencatatan penerimaan pesanan atau order pembelian barang
4) Pencatatan penerimaan pembayaran
5) Pembuataan nota pengeluaran barang dari gudang
6) Pembuatan faktur penjualan barang
7) Pembuatan surat jalan pengiriman barang

Hal lain yang perlu disiapkan dalam administrasi usaha adalah adanya formulir, kartu atau buku untuk mencatat atau membuat dokumen, antara lain buku produksi, buku penjualan, buku penerimaan kas, buku piutang, buku voucher, faktur penjualan, kuitansi, surat jalan dan lain – lain.
Hal yang tidak kalah penting dalam pengelolaan administrasi adalah mengatur administrasi kantor. Administrasi kantor yang diatur sebaik – baiknya dengan tujuan sebagai berikut.
a. Memberikan kepuasan kepada para pelanggan dan konsumen
b. Memberikan pekerjaan tata usaha secara tertib dan cermat
c. Membantu perusahaan memelihara saingan
Adapun cara mengatur administrasi kantor adalah sebagai berikut.
a. Memilih dan menempatkan alat – alat perkantoran secara baik dan tertib
b. Menyusun dan mengatur warkat – warkat
c. Merinci dan membeli administrasi kantor dan perlengkapan lainnya
d. Mengatur tata ruang kantor berikut alat – alat administrasinya.
e. Mengatur pesanan barang, berkas katalog, dan daftar harga.

Dengan Kata lain pengaturan administrasi kantor adalah sebagai berikut.
a. Penyimpanan, pemeliharaan, dan pengembangan, informasi
b. Penyediaan dan pemeliharaan sarana kantor
c. Penggunaan, pengaturan, dan pengarsipan dokumen – dokumen administrasi.